国有资产管理处
 
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国有资产管理处业务流程培训内容
发布时间:2017-04-27   点击数:
 

 

    国资处采购及验收流程一共分八个程序:

校内审批→市场询价→政府报批→实施采购→签订合同→供货初验→资产录入与审核→实物验收

    一、校内审批

申请部门对单次采购金额≥2000元的货物、工程和服务类项目需要在OA上填列《货物与服务类采购申请表》。其中:工程类和与工程建设有关的勘察、设计、施工和监理等服务,需要准备文字性申请作为附件插入《货物与服务类采购申请表》中,对工程内容进行详细描述。

填列完整的《采购申请表》需要进行院领导及相关部门逐级审批,其中:预算外的项目应先进行《党政办文件批办单》审批流程,再实施采购申请的审批。(《采购申请表》和《党政办文件批办单》都挂在OA首页)

说明:1、各申请部门单次采购金额≥2000元须事前在OA上填列《采购申请表》,并执行审批流程,应避免先采购后办审批的情况。

2、采购内容:

1)货物,指各种形态和种类的物品,包括有形物和无形物,动产和不动产。《政府采购品目分类》将货物细分为土地、建筑物、一般设备、办公消耗用品、建筑装饰材料、物资、专用材料、专用设备、交通工具及其他货物等十类。软件视同货物。

2)工程,指建设构筑物和建筑物的工程,包括新建、改建、扩建、装修、拆除、维修、大型修缮,以及与建设工程相关的勘察、设计、施工、监理等。

3)服务,指除货物和工程以外的采购对象,包括专业服务(如物业)、咨询、技术服务、印刷、信息服务、课题研究、会议、培训等。

具体内容详见《内蒙古建筑职业技术学院采购管理办法(试行)》,已上传到我部门网站,大家可以自行查阅。

3、为了满足询价和采购的需要,在填列《采购申请表》时应保证内容完整,其中:货物类项目须列明品牌、规格、型号等技术参数,服务类项目须列明服务范围、种类、服务地点等内容。

特殊:根据内财购【2015276号《关于进一步加强政府采购协议供货网上二次询价(竞价)有关事宜的通知》中规定,由内蒙古政府采购中心代理采购的以下通用采购项目均不能指定品牌:办公自动化设备、摄影摄像器材、电器设备、网络设备和网络安全产品、通用软件、办公耗材六类货物,所以采购中心代理采购的货物品牌可能与申请部门申请的品牌不符。其中:台式电脑和笔记本电脑根据《关于协议供货网上二次询价(竞价)第一组项目相关参数配置的公示公告》的规定(部门网站查询,2017年尚未公布、暂时使用2016年的参数标准),按照价格分为四个级次,每个等级都有两类固定的参数配置,在填列《采购申请表》时需在规格型号里标明等级及对应参数配置。

4、以下采购项目需要归口管理部门审核及汇总申报:

采 购 项 目

归口管理部门

教学、实验、实训所需货物

教 务 处

二级学院教学专用设备

教室装备所需货物

科研仪器、设备

科 技 处

办公所需货物

党政办公室

学生公寓用品及活动用品

学生工作处、团委

后勤服务所需货物

后勤管理处

公共设施维修

物业、绿化

图书资料和所需货物

图 书 馆

安全、消防所需货物

保 卫 处

    二、市场询价

国资处对审批完善、资料齐全的货物类、服务类和维修类采购项目依照《采购申请表》及附件内容进行市场询价。

说明:1、对于金额较大或数量较多、较频繁购置或维修的项目,须组织校内询价会议,申请部门需要配合提供《采购任务书》、《供应商推荐函》和样品。

2、申请部门推荐的供应商必须在《自治区政府采购网——供应商库》中,否则无法召开询价会议,后期无法进行合同登记和付款。(政府采购网网址http://www.nmgzfcg.gov.cn,在“供应商库”进行查询)。

3、各申请部门上报的申请按照OA审批流程到达国资处的时间顺序,依次进行询价。

4、三期工程类由基建办编制招标控制价,监审处审批价格,并出具《招标控制价审批表》。

    三、政府报批

询价后符合政府采购范围的申请,待签批流程结束后,申请部门打印《采购申请表》(含《党政办批办单》)及相关附件资料报送国资处,其中:相关附件需要加盖部门印章。对于资料齐全,符合政府采购上报条件的申请,国资处申报政府采购计划,执行政府采购报批程序。

说明:1、政府采购范围的确定是依据自治区财政厅颁布的《政府集中采购目录、限额标准和公开招标数额标准》文件执行,2016-2017年的文件已经上传到我部门网站,大家可以自行查阅。按照上述政府采购文件规定,对我院往年采购数据进行统计,政府采购金额已经占到全部采购金额的95%以上,基本涵盖我院所有采购项目。

2、因为政府采购报批程序复杂,审批时间较长,为了不影响使用部门的正常使用,应早做计划、早报申请,给国资处留有合理的报批和采购时间(政府采购法和招标投标法都有严格的时间要求)。

3、根据《政府采购法》第二十八条规定,采购人不得将应当以公开招标方式采购的货物或服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。所以,为了符合法律规定、提高采购效率、简化采购程序,对于同类项目如:建筑维修、设备维修等,申请部门应定期排查、汇总申报,国资处进行集中采购。

    四、实施采购

采购计划经教育厅、财政厅相关部门审批后,国资处取得《政府采购项目批准书》,方可实施采购程序。

说明:1、经批准的政府采购项目,其中由学院自行组织的招标采购(分散采购),需要申请部门配合提供《采购任务书》和《供应商推荐函》。

2、内容复杂、专业化程度高的采购项目,需要组织专家论证会,对项目的可行性进行论证,提供合理、详尽的技术参数;在招标时严格审核招标文件中的技术参数、采购数量、质量、标的价格、合同期限、履约地点和方式、售后服务等是否符合部门采购需要,采购完成后,以上内容在合同中不可更改。

3、不需要上报政府采购的项目,《采购申请表》签批流程结束后,由申请部门自行实施采购。

    五、签订合同

采购结束后国资处通知申请部门签订合同,申请部门需要审核合同内容,办理《合同会签流程表》的填列和审批。

说明:1、申请部门对所签合同的合法性、真实性、合理性负责,需要严格审核以下内容:

1)申请部门收到合同后,严格审核合同中以下内容:中标单位当事人的名称或姓名、注册地址或住址、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、售后服务、合同变更和解除、违约和违约责任以及争议解决方式等,必须与招标文件、投标文件核对一致,并且组织相关人员与中标单位进行合同谈判,落实以上条款。     

2)与财务处沟通落实合同中涉及合同金额、合同保证金、质保金、付款方式等相关条款。

3)与国资处沟通落实合同是否符合学校管理规定;项目是否履行报批程序、招标程序、政府采购程序等规定;合同条款是否完备、明确,是否损害学校利益,是否存在法律上的风险等。

4)申请部门需要初步协调解决合同纠纷:已经签订的合同在履行过程中发生超出合同控制范围的事项,申请部门需要重新履行合同会签手续,组织签订补充合同。出现较大变化或出现不可抗力,需要变更或解除合同的,申请部门应当立即将相关问题向分管院领导和院长汇报。合同的变更或解除应当由申请部门提出,并按照合同会签流程顺序送审。

2、签订合同必须填列《合同会签流程表》,(从国资处网站右下角下载专区下载),由项目负责人填写,其中内部采购编号、财政批准文号、采购方式和计划金额向国资处张老师处查询。按《流程表》中列明的顺序,逐级对合同进行审核和签批,签批后由国资处负责人签署意见后,交给国资处吴珍老师,国资处办理剩余手续,合同签定后会返给申请部门两份合同,一份申请部门存档,且以此为依据,与中标单位开展下一步工作,另一份用于报账付款时给财务处提供。

3、所签订的合同文本至少一式七份,学校至少执有六份财务处报税一份、报账一份;国资处、财政厅合同备案、申请部门、档案室各一份。中标单位一份。如果其他方需要更多合同,则需要提供相应的合同原件。

4、“归口管理部门”一栏,需要与《采购申请表》中的归口管理部门一致。

    六、供货初验

使用部门负责协调货物到货、安装和调试,并组织进行内部初验,初验内容主要包括:所到货物是否符合合同所列内容、设备调试达到质量标准、运行是否正常、能否满足使用部门使用要求等。

说明:1合同中有达到固定资产和无形资产标准的货物,使用部门初验合格后按整个合同内容填列《初验单》(部门网站下载)

标准:(1)固定资产:使用年限超过一年,单位价值在1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽没有达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,如学生课桌椅、办公家具等。

无形资产:达到上述标准的软件等(目前我院涉及的就是软件)。

2)固定资产一般分为六大类:房屋及构筑物;专用设备;通用设备;文物和陈列品;图书、档案;家具、用具、装具及动植物。包括教学、科研、行政及使用、未使用的所有符合标准的资产。

通用设备:通用性强,大部分行业都可以使用,也就是用途较广泛的设备,比如:办公设备。专用设备:指的是行业使用设备,比如对于我院来说,主要是指教学、科研仪器、仪表及设备。

内容详见《内蒙古建筑职业技术学院固定资产管理办法(修订)》,已上传到我部门网站,大家可以自行查阅。

2、其他零星采购项目无需填列《初验单》,初验合格后使用部门直接通知国资处进行验收即可。

    七、资产录入与审核

 对达到固定资产或无形资产标准的由使用部门(或申请部门)在资产管理信息系统中录入资产卡片。国资处按照合同内容审核卡片内容,经审核无误后打印条形码标签、编制《验收单》。

说明:1、对达到初验合格的货物,方可录入资产卡片。如实际到货资产与合同清单不符或调试不合格,不录入资产卡片,也不予以实物验收。

2、对于专业性很强的资产可以要求供货商或厂家配合完成资产卡片录入工作。

3、卡片录入需要注意的事项:只对达到上述标准的货物进行资产卡片的录入;“通用设备”和“专用设备”一卡一物进行录入,其余类别资产可以一卡多物进行录入;卡片所列内容原则上应填列完整;无形资产是一个单独的“资产国际大类”,在录入软件时要注意别混入固定资产中;每项资产的名称应按照合同名称手动填列,并根据使用性质和功能不同选择准确的“教育分类”和“国际分类”;存放地点要详细到哪个房间;如果由多个单项资产组成成套设备发挥统一作用,可以按成套设备进行卡片的录入,并在备注中标明包括的主要单项设备。

    八、实物验收

        国资处牵头组织申请部门、使用部门、供应商及使用部门分管院领导进行实物验收、贴标签,验收合格后填列《验收单》。

说明:1、对于固定资产及无形资产验收,使用部门需要先提供《初验单》,国资处方可组织进行实物验收。

2、对于固定资产及无形资产验收,使用部门将签字完整的《验收单》转到国资处,国资处连同《固定资产及无形资产出库单》进行分单处理,用于使用部门进行财务报账。

                                      

 国有资产管理处

                                      2017425日 

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