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关于印发《学校合同管理办法(试行)》的通知
发布时间:2018-03-27   点击数:
 

 

内建院党发〔201741

 

关于印发《学校合同管理办法(试行)》的通知

各部门、各单位:

《内蒙古建筑职业技术学院合同管理办法(试行)已经学校党委会研究通过,现印发给你们,请结合实际认真贯彻执行。

            中共内蒙古建筑职业技术学院委员会

        内蒙古建筑职业技术学院

                     2017年11月22


内蒙古建筑职业技术学院合同管理办法(试行)

第一章  

第一条 为进一步规范学校合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》以及学校相关管理规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 学校与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止权利义务关系的事项,均应当订立书面合同。

第三条 本办法的适用范围:内蒙古建筑职业技术学院各部门、各单位以学校名义对外签订的所有书面合同。

第四条 学校合同管理实行校长统一领导、授权管理的办法。

第五条 学校合同管理的内容包括:合同管理授权与审核、合同签订与履行、合同监督与合同档案管理、合同纠纷处理和责任追究等。

第二章 合同管理授权与审核

第六条 学校根据业务归口,分别授权不同部门进行合同管理:

㈠ 学校各部门、各单位的人员聘任、人才培养、科技研发、校企合作、服务咨询等合同经学校法人代表授权后由相关职能部门,代表学校签订合同;

㈡ 国有资产管理处统一组织的采购项目,经学校法人代表授权后,按合同签订流程最后由国有资产管理处代表学校签订采购合同;

㈢ 项目金额在5000元及以上,未经政府采购部门审批的项目,履行相关程序后,需要签订合同的,经学校法人代表授权,由采购部门自行签订。

第七条 各部门、各单位在签订合同过程中,要履行以下职责:

㈠ 要以有利于学校人才培养和互惠互利为原则,审核合同条款是否完备、明确,是否损害学校利益,是否存在法律上的风险等,对本部门、本单位所签订的合同负责。

㈡ 国有资产管理处主要审核合同是否符合国家法律法规,是否符合学校管理规定;项目是否履行报批程序、招标程序、政府采购程序等规定;合同条款是否完备、明确,是否损害学校利益,是否存在法律上的风险等;办理法律、行政法规所规定的合同应当履行登记、批准或备案手续等。

㈢ 计划财务处主要审核项目经费是否纳入学校财务预算;合同保证金、质保金等所涉经济条款是否符合国家和学校的财务制度;合同的可行性、付款方式是否可行,是否损害学校利益,按照合同约定办理收支事项是否可行;监督合同执行情况等。

第三章 合同的签订与履行

第八条 学校法定代表人是学校合同的法定签约人,校长是依法行使学校职权的唯一法定代表人。学校对外签订各类合同应由校长亲自签订或签发书面授权委托书委托相关职能部门负责人或项目负责人负责签署,受委托人不得超越委托权限签订对外合同。

第九条 学校对外合同必须以内蒙古建筑职业技术学院名义签订,未经校长书面授权,任何部门、个人或其它组织都不得以学校名义对外签订任何合同、协议或带有合同、协议性质的书面文件。学校的其他印章和各部门、各单位的印章均不能用于签订对外合同。凡是违反本规定对外签订合同的,由当事人负责。

第十条 学校对外签订合同时,应当由校长或委托代理人亲自签字或者使用校长的签字章。所签订的合同文本至少一式七份,企业一份,学校执有六份(计划财务处两份,国有资产管理处、上级主管部门合同备案、申请采购部门、学校档案室各一份)

第十一条 按国家、省市和学校规定需要进行政府集中采购、招标采购或网上竞价采购等的项目,必须按照相关规定,在通过政府集中采购、招标采购或网上竞价采购方式后方可签订书面合同。所有采购合同必须在中标后一个月内签订。

第十二条 学校对外签订合同,除即时交割的简单小额(5000元以下)交易外,均应当采用书面形式。

第十三条 合同有示范文本(包括国家规定的标准合同文本或学校统一制订的示范文本)的,应当使用示范文本。

第十四条 拟签订合同的基本条款应符合《中华人民共和国合同法》和其它相关法律、法规的规定。合同内容不得违反我国现行法律、法规和政策规定,也不得违反本校的相关规定。

第十五条 合同签订前需要进行谈判的,应当由申请采购部门、单位就合同事项涉及的内容向分管校领导汇报,形成意见后报校长审批,由校长授权申请采购部门、单位负责人或其他工作人员进行谈判。合同谈判如需学校法律顾问协助,由申请采购部门、单位向党政办公室提出申请,报请校长批准后,由校长书面授权学校法律顾问协助谈判。

第十六条 申请采购部门、单位对所签合同的合法性、真实性、合理性负责,并在合同签订和履行过程中承担以下责任:

㈠ 负责组织由具备相关专业知识人员组成的项目小组,对项目的可行性进行论证,对合同内容进行审核。

㈡ 负责起草或初次审核合同草案及补充合同草案,组织相关人员与合同他方进行合同谈判;初次审核合同草案的内容应当包括:他方当事人的名称或姓名、注册地址或住址、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、售后服务、合同变更和解除、违约和违约责任以及争议解决方式等。

㈢ 申请采购部门及其他相关人员应当严格保守合同所涉及的商业秘密、技术秘密和其他保密信息。

㈣ 负责处理合同纠纷。

第十七条 申请采购部门负责履行合同。

第十八条 已经签订的合同在履行过程中发生超出合同控制范围的事项,原申请采购部门、单位应按照主合同签订的合同审核程序组织签订补充合同。

第十九条 合同内容涉及不同职能部门的,须经各相关职能部门负责人会签后由主签部门办理合同会签流程手续。

第二十条 申请采购部门、单位在变更、解除或签订补充合同时,需要确保变更、解除或补充合同与主合同用章一致。

第四章 合同监督与合同档案管理

第二十一条 学校对外合同一经签订,由申请采购部门、单位负责跟踪已签合同的履行情况,监督合同他方履行合同义务,确保合同得到全面履行。

第二十二条 申请采购部门、单位有责任及时处理合同履行过程中出现的问题,在合同他方出现违约情形可能给学校造成损失或带来其它负面影响的情况下,应及时向学校出具书面报告,并采取必要措施,收集对方违约证据,将可能产生的损失降至最低。

第二十三条 合同档案由合同签订部门或单位指定专人按照学校相应类别的档案管理实施细则进行分类、整理、立卷、归档。所有合同均须留存一份给党政办公室,由党政办公室统一移交档案室存档。所有需要存档的项目合同在履约验收时,如基本建设、维修维护、设备采购等,必须通知档案人员参与验收并签字。

第二十四条 合同作为学校对外经济活动的重要法律依据和学校内部明确职责的凭证,相关部门、单位及工作人员应严格保守合同秘密,妥善保管已经签订的合同及与合同有关的资料(包括与合同有关的文书、图表、传真件等资料),所有合同及相关资料应符合学校档案管理的要求,并及时按规定归档。资信证明文件、授权委托书、判决书和仲裁裁决书等相关文件(如有)应与合同一并归档,不得随意处置、销毁、遗失。

第二十五条 学校应当逐步实现合同传统管理与信息化管理相结合,申请采购部门、单位及其它相关部门应当尽可能留存电子文件。

第二十六条 合同档案整理立卷后,由申请采购部门或单位、计划财务处、国有资产管理处、学校档案室各自保存合同原件备查。与合同有关的其它书面资料原件由档案室负责保存原件,其他部门可根据需要各自保管复印件。

第二十七条 合同档案的保存期限:

㈠ 执行期在1年以下的合同,合同档案保存期限为合同终止后3年;

㈡ 执行期在1(1)以上5年以下的合同,合同档案保存期限为合同终止后5年;

㈢ 执行期在5年以上10年以下(5)的合同,合同档案保存期限为合同终止后10年;

㈣ 执行期在10年以上(10)的合同,合同档案保存期限为合同终止后15年;

㈤ 档案管理有特殊规定的合同从其规定。

第二十八条 合同档案保管期满后,由档案保管部门编制拟销毁合同档案目录并作出书面鉴定报告,报经相关职能部门负责人及校长批准后方可销毁。鉴定报告由相关职能部门存档备查。

第五章 合同纠纷的处理

第二十九条 因合同履行出现合同纠纷或学校收到诉讼、仲裁或其它法律文书,由所涉事项的合同申请采购部门、单位负责对合同纠纷进行研究和处理。

第三十条 合同纠纷处理部门、单位可以根据实际情况请示校长,由校长决定是否委派工作人员或学校法律顾问代表学校处理相关法律纠纷。如需出庭应诉,学校相关部门、单位应当立即根据学校授权的委托代理人要求,提供相关资料、信息和其它必要的支持。

第七章  

第三十一条 本办法由国有资产管理处负责解释,自公布之日起执行,其它文件或规定与本办法不符的,一律按本办法的规定执行。

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